Tổng hợp những điều cần biết về hợp đồng EPC

Trong thời gian gần đây, một số dự án đầu tư xây dựng được triển khai thực hiện theo hình thức Hợp đồng Thiết kế – Cung ứng vật tư thiết bị – Xây lắp, gọi tắt là Hợp đồng EPC  (Engineering – Procurenment – Construction) để qua đó đưa công trình vào vận hành khai thác một cách đồng bộ, hoàn chỉnh. Hình thức hợp đồng này đã được áp dụng cho toàn bộ dự án như: Nhiệt điện Uông Bí, Nhiệt điện Phú Mỹ 2,1; Thuỷ điện Nà Hang… hay áp dụng cho một số gói thầu của dự án như tại Nhà máy lọc dầu Dung Quất, nhiệt điện Phả Lại II… 

Đó là một phương thức quản lý mới trong đầu tư xây dựng; hình thức Hợp đồng EPC cần được tiếp tục nghiên cứu một cách đầy đủ hơn để qua đó có những đề xuất bổ sung về cơ chế chính sách áp dụng nhằm đáp ứng kịp thời các yêu cầu mới nẩy sinh trong quản lý thực hiện các dự án đầu tư xây dựng.

Thực tiễn công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng cho thấy còn có nhiều vấn đề liên quan đến việc áp dụng hình thức Hợp đồng EPC cần được tiếp tục làm rõ như: Tại sao lại áp dụng hình thức Hợp đồng EPC? điều kiện cần thiết để áp dụng hình thức này là gì? và việc thực hiện hình thức Hợp đồng EPC có gì khác so với các hợp đồng giao nhận thầu xây dựng thông thường?

Trong phạm vi bài viết này sẽ đề cập đến một số nội dung nhằm giải đáp một phần cho những câu hỏi nêu trên.

Hợp đồng EPC là sự thoả thuận bằng văn bản giữa Chủ đầu tư với nhà thầu để thực hiện trọn gói các công việc của một dự án/gói thầu, bao gồm: thực hiện các công việc về khảo sát, thiết kế, mua sắm vật tư, thiết bị và các dịch vụ kỹ thuật kèm theo, thi công xây dựng và lắp đặt để đưa công trình vào vận hành khai thác một cách đồng bộ.

Thực hiện Hợp đồng EPC tức là một số công việc trước đây do Chủ đầu tư đảm nhận như chuẩn bị thiết kế, mua sắm vật tư, thiết bị, một số công việc về quản lý dự án… thì nay sẽ được chuyển sang cho nhà thầu EPC đảm nhận.

Từ thực trạng công tác quản lý đầu tư xây dựng những năm qua cho thấy: để tổ chức thực hiện và hoàn thành một dư án/gói thầu thì thường đơn vị Chủ đầu tư phải làm rất nhiều loại công việc khác nhau như chuẩn bị và trình phê duyệt dự án, thuê  tư vấn khảo sát thiết kế, đền bù giải phóng mặt bằng xây dựng, tổ chức lựa chọn nhà thầu và ký kết Hợp đồng giao nhận thầu, giám sát quá trình thực hiện, giải ngân thanh toán và nghiệm thu bàn giao… trong khi đơn vị Chủ đầu tư lại bị hạn chế về kinh nghiệm, năng lực chuyên môn và nhân sự làm công tác quản lý dự án.

Mặt khác, cho dù đơn vị Chủ đầu tư có điều kiện để tổ chức bộ máy quản lý dự án mang tính chất chuyên nghiệp thì việc quản lý trực tiếp đối với một vài dự án đơn lẻ thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định nào đó cũng là cách làm không có hiệu quả cao.

Như vậy, với cách quản lý dự án phổ biến mang tính chất nghiệp dư như hiện nay thì tình trạng lãng phí, thất thoát về vốn, kiểm soát và quản lý chất lượng xây dựng công trình lỏng lẻo…là điều khó tránh khỏi, đồng thời sẽ không phát huy được đầy đủ vai trò, tính chủ động và sáng tạo cùa các chủ thể tham gia quá trình thực hiện như nhà thầu, tư vấn và do đó sẽ hạn chế hiệu quả thực hiện dư án/ gói thầu.

Ở một mức độ nhất định, việc áp dụng hình thức Hợp đồng EPC có thể cho phép khắc phục được một phần các tồn tại kể trên và cả Chủ đầu tư lẫn nhà thầu thực hiện đều có được những lợi ích của mình khi áp dụng hình thức hợp đồng này.

Đối với Chủ đầu tư, việc áp dụng hình thức Hợp đồng EPC cho phép tận dụng được trình độ kỹ thuật và kinh nghiệm quản lý của nhà thầu khi thực hiện dự án/gói thầu và trong quá trình thực hiện, do chỉ có một đầu mối chịu trách nhiệm chính nên Chủ đầu tư cần đến ít nhân lực và chi phí cho công tác quản lý dự án hơn. Việc cung cấp tài chính cho dự án/gói thầu cũng sẽ thuận lợi hơn do việc tạm ứng và thanh toán vốn chủ yếu theo giai đoạn thực hiện hoặc theo công trình/hạng mục công trình hoàn thành. Một phần các rủi ro nếu có trong quá trình thiết kế, cung ứng và xây dựng công trình cũng sẽ được phía nhà thầu chia sẻ  cùng  Chủ đầu tư; thời gian thực hiện dự án/gói thầu của nhà thầu có thể ngắn hơn do phía nhà thầu chủ động hơn ở tất cả các khâu công việc trong quá trình thực hiện.

Về phía Nhà thầu, việc thực hiện hình thức Hợp đồng EPC tạo điều kiện để nhà thầu tăng thêm quyền chủ động linh hoạt trong thiết kế và xây dựng, đồng thời cũng tạo ra sự hợp tác tốt hơn với đơn vị tư vấn giám sát của chủ đầu tư trên công trường. Chi phí thực hiện dự án/gói thầu của nhà thầu có thể giảm do tiết kiệm được một số khoản chi phí do việc kết hợp các khâu công việc trong quá trình thực hiện.

Với những lợi thế như đã nêu, rõ ràng việc áp dụng hình thức Hợp đồng EPC trong giai đoạn thưc hiện dự án/gói thầu sẽ mang lại lợi ích đồng thời cho cả việc áp dụng hình thức hợp đồng này trên thực tế cũng đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định.

Để có thể áp dụng hình thức Hợp đồng EPC, các dự án/gói thầu cần phải có được một số các điều kiện sau đây:

– Phạm vi công việc được xác định ở mức độ chi tiết cần thiết đủ để xác lập được phạm vi của hợp đồng EPC một cách rõ ràng. Điều này là rất quan trọng do liên quan đến việc phân chia công việc và trách nhiệm phải thực hiện giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu. Trên thực tế, khi triển khai dự án/gói thầu, có những công việc rất khó được phân định một cách rõ ràng, rành mạch. ví dụ như công tác chuần bị công trường và mặt bằng xây dựng làm đường giao thông vào địa điểm xây dựng, làm hệ thống thoát nước mặt bằng, thi công các hạng mục công trình tạm… Đối với những loại công việc này cần có sự bàn bạc tỉ mỉ và thống nhất giữa Chủ đầu tư với Nhà thầu đề xác định một cách linh hoạt là loại công việc nào cần được đưa vào hoặc đưa ra ngoài phạm vi cùa Hợp đồng EPC là hợp lý.

– Đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ tài liệu cần thiết để mời thầu/chỉ định thầu EPC, trong đó đặc biệt cần làm rõ về các yêu cầu cụ thể của Chủ đầu tư đối với dự án/gói thầu. Những yêu cầu này thường rất đa dạng: có thể là về công suất khai thác, công năng sư dụng hoặc về thời gian thực hiện hay yêu cầu về ứng vốn…Các yêu cầu này cần phải được làm rõ, định tính và định lượng để đưa vào trong nội dung Tài liệu về các yêu cầu của chủ đầu tư để làm cơ sở lập Hồ sơ mời thầu hoặc chỉ định thầu EPC trong bước tiếp theo;

– Dự án /gói thầu có yêu cầu về chuyển giao công nghệ, kinh nghiệm quản lý vận hành, khai thác từ phía nhà thầu thực hiện.

Ngoài các điều kiện nêu trên, việc áp dụng hình thức Hợp đồng EPC có thể sẽ không thích hợp đối với một số trường hợp sạu đây:

– Bên Chủ đầu tư không có điều kiện để dành đủ thời gian cần thiết cho nhà thầu nghiên cứu chi tiết các yêu cầu của mình để qua đó nhà thầu có thể xác định đầy đủ phạm vi các công việc cần phải thực hiện cũng như xác định đúng đắn các khoảng chi phí cần thíêt.

– Các dự án/gói thầu có phần khối lượng công tác ngầm lớn mà nhà thầu lại không có điều kiện để thực hiện khảo sát trực tiếp tại hiện trường.

– Những dự án/gói thầu mà Chủ đầu tư muốn dành quyền kiểm soát chi tiết đối với quá trình thực hiện.

Ngoài ra, với những dự án/gói thầu mà Chủ đầu tư không chủ động được trong việc thanh toán vốn và Nhà thầu bị hạn chế về năng lực tài chính thì cũng không nên áp dụng hình thức hợp đồng này.

Xuất phát từ đặc điểm cơ bản của hình thức Hợp đồng EPC là các công việc của dự án/gói thầu được giao cho nhà thầu thực hiện trọn gói trên cơ sở hợp đồng ký kết nên việc tổ chức quá trình thực hiện, phạm vi quyền hạn, trách nhiệm giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu cũng có những thay đổi đáng kể. Những thay đổi này đang đặt ra những yêu cầu mới về quản lý thực hiện, trong đó:

Sau khi có Quyết định đầu tư, Chủ đầu tư có thể triển khai ngay việc lụa chọn nhà thầu để ký Hợp đồng EPC. So sánh với các quy định hiện hành về quản lý đầu tư và xây dựng thì quy trình quản lý Hợp đồng EPC sẽ có một số thay đổi. Cụ thể xem bảng dưới đây: 

Công việc thực hiện

Dự án/gói thầu thông thường

Dự án/gói thầu EPC

– Cơ sở để mời thầu

-Tài liệu thiết kế dùng để giao thầu

-Giám sát quá trình thực hiện.

-Công tác nghiệm thu thanh toán.

-Bàn giao công trình hoàn thành

-Hồ sơ mời thầu

-Thiết kế kỹ thuật/thiết kế kỹ thuật thi công và tổng dự toán.

-Chủ đầu tư trực tiếp hoặc thuê Tư vấn để giám sát chủ yếu về kỹ thuật, chất lượng và tiến độ xây dựng.

-Theo khối lượng công tác hoàn thành hàng tháng hoặc theo tiến độ thực hiện.

-Chủ đầu tư chịu trách nhiệm vận hành chạy thử, nhà thầu không có trách nhiệm thực hiện chuyển giao công nghệ và đào tạo về vận hành, bảo trì công trình

-Tài liệu về yêu cầu của Chủ đầu tư         Hồ sơ mời thầu

-Thiết kế sơ bộ bao gồm các bổ sung, chi tiết cần thiết và dự tính chi phí thực hiện.

-Chủ đầu tư thông qua Tư vấn của mình để giám sát quá trình thực hiện hợp đồng.

-Nghiệm thu theo giai đoạn thực hiện hoặc hạng mục công trình hoàn thành.

-Nhà thầu có trách nhiệm thực hiện vận hành chạy thử, chuyển giao công nghệ và đào tạo về vận hành, bảo trì công trình.

Như vậy, xét về quy trình quản lý thực Hợp đồng EPC thì có một số vấn đề cần được nghiên cứu làm rõ như: nội dung các tài liệu mời thầu EPC, trình tự và thủ tục lập, thẩm định và phê duỵệt thiết kế – tổng dự toán, việc giám sát quá trình thực hiện hợp đồng và vai trò của Tư vấn do Chủ đầu tư thuê, công tác nghiệm thu, thanh toán và bàn giao công trình hoàn thành… 

Đối với các dự án/gói thầu thông thường, Chủ đầu tư phải tổ chức lập, thẩm định/hiết kế kỹ thuật thi công theo phân cấp để có cơ sở lập Hồ sơ mời thầu và thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định. Tuy nhiên, với hình thức hợp đồng EPC thì do việc lập thiết kế kỹ thuật/thiết kế kỹ thuật thi công được chuyển giao cho nhà thầu thực hiện nên tài liệu thiết kế được sử dụng để giao thầu EPC chỉ có thể là thiết kế cơ sở trong dự án đầu tư xây dựng công trình đã được thẩm định theo quy định. Vấn đề đặt ra ở đây là nội dung và chất lượng của thiết kế cơ sở được thẩm định, phê duyệt đã đủ để cho nhà thầu xác định được phạm vi các công việc phải làm, dự tính được chi phí thực hiện và triển khai được các bước thiết kế tiếp theo hay chưa? Theo kinh nghiệm của nước ngoài thì Tài liệu thiết kế dùng để giao thầu EPC thường là thiết kế định hướng Conceptual Design hoặc thiết kế tổng thể Front End Engineering Design với nội dung chi tiết hơn thiết kế sơ bộ của chúng ta. Mặt khác trong nhiều trường hợp, việc chi tiết, cụ thể hoá các yêu cầu của Chủ đầu tư đối với dự án/gói thầu còn chưa được thể hiện trong nội dung thiết kế sơ bộ được lập ở giai đoạn lập dự án. Do đó, việc bổ sung và chi tiết thêm các nội dung của thiết kế cơ sở là cần thiết. tuy nhiên, các bổ sung chi tiết này không được làm thay đổi mục tiêu đầu tư, quy mô và các yêu cầu đã được đặt ra cho dự án/gói thầu nêu trong Quyết định đầu tư.

Việc ký kết hợp đồng EPC theo giá nào khi chưa có thiết kế và tổng dự toán công trình được duyệt là vấn đề mà cả Chủ đầu tư và Nhà thầu đều quan tâm.

Trong trường hợp dự án/gói thầu được đấu thầu thì giá Hợp đồng sẽ dựa trên kết quả đấu thầu đã được phê duyệt. Vấn đề được đặt ra ở đây là Nhà thầu đặc biệt quan tâm đến những biến động có thể có trong quá trình thực hiện hợp đồng như sự trượt giá trong xây dựng, xuất hiện các rủi ro mang tính chất ngẫu nhiên… nên thường đưa ra các yêu cầu về quy định việc điều chỉnh giá hợp đồng. Điều này mâu thuẫn với tính chất trọn gói về công việc của Hợp đồng EPC cũng như các quy định về mức giá “trần” của tổng mức đầu tư và của giá gói thầu.

Đối với trường hợp chỉ định thầu thì việc xác định giá hợp đồng chỉ có thể dựa trên cơ sở của tổng mức đầu tư của dự án hoặc giá gói thầu nêu trong kế hoạch đấu thầu được duyệt. Tuy nhiên, mức độ chuẩn xác của các chỉ tiêu này hiện còn thấp và trong nhiều trường hợp không phản ánh đúng đắc giá của hợp đồng.

Mặt khác, bản chất của việc thực hiện Hợp đồng EPC là Nhà thầu thực hiện một số công việc thuộc trách nhiệm của Chủ đầu tư như lập thiết kế chi tiết, quản lý tiến độ, quản lý chất lượng, quản lý chi phí và dự án/gói thầu… đồng thời phải chịu các rủi ro nếu có trong quá trình thực hiện. những nội dung này cũng cần được tính đủ chi phí trong giá Hợp đồng EPC.

Giá Hợp đồng EPC có thể được Chủ đầu tư và Nhà thầu thoả thuận theo một số phương thức như: giá trọn gói, giá có điều chỉnh, giá tính trên cơ sở chi phí cộng phí hoặc giá mục tiêu. Trong các phương thức giá hợp đồng này thì giá trọn gói có nhiều lợi thế do nhà thầu phải có trách nhiệm tối đa trong quá trình thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, trong điều kiện cụ thể của nước ta hiện nay, việc áp dụng phương thức giá trọn gói cần phải tính đến các yếu tố như:  mức độ chính xác khi xác định giá hợp đồng còn thấp; các yêu tố dẫn đến rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng còn cao… Do vậy việc áp dụng phương thức giá trọn gói thích hợp đối với các dự án quy mô nhỏ với thời gian thực hiện dưới 12 tháng. Đối với các dự án/gói thầu phức tạp, có thời gian thực hiện dài thì việc áp dụng phương thức giá có điều chỉnh là phù hợp với điều kiện là cách tính điều chỉnh giá như thế nào là phù hợp.

Xuất phát từ yêu cầu phải tạo được quyền chủ động, linh hoạt ch nhà thầu trong việc tổ chức thực hiện dự án/gói thầu nên việc tổ chức nghiệm thu và thanh toán trong Hợp đồng EPC về nguyên tắc được thực hiện theo giai đoạn thực hiện hợp đồng hoặc theo hạng mục công trình hoàn thành. Với nguyên tắc này thì Nhà thầu được chủ động trong việc điều phối, kiểm tra công việc trên hiện trường theo tiến độ thực hiện hợp đồng mà không bị lệ thuộc nhiều vào sự kiểm tra giám sát thường xuyên của Chủ đầu tư cũng như thời gian tiến hành công tác nghiệm thu, qua đó giảm được thời gian gián đoạn trong thực hiện công việc.

Phương thức nghiệm thu, thanh toán của Hợp đồng EPC đòi hỏi về phía Nhà thầu phải tổ chức tốt hệ thống quản lý chất lượng của mình để tự kiểm tra, giám sát và đánh giá chất lượng và tiến độ thực hiện các công việc, đảm bảo công việc sẽ được chấp nhận khi nghiệm thu với Chủ đầu tư, đồng thời đề cao vai trò và trách nhệm của Tư vấn của Chủ đầu tư trong việc theo dõi, giám sát quá trình thực hiện.

Một trong những đặc điểm nổi bật của hình thức Hợp đồng EPC là việc sử dụng các nhà thầu phụ. Trong các hợp đồng giao nhận thầu xây dựng thông thường, nhà thầu được lựa chọn có thể cần hoặc không cần nhà thầu phụ tham gia thực hiện các công việc của hợp đồng.

Việc sử dụng thầu phụ trong Hợp đồng EPC có đặc điểm là quy mô khối lượng công việc và giá trị được giao thầu phụ có thể là rất lớn và về mặt quản lý. Chủ đầu tư nhất thiết phải quan tâm đến các Nhà thầu phụ được chỉ định Nhà thầu phụ có tên trong Hồ sơ dự thầu của Nhà thầu EPC. Hiện tại trong các quy định quản lý của chúng ta còn thiếu các quy định và chế tài để điều chỉnh mối quan hệ giữa Tổng thầu với các nhà thầu phụ cũng như chỉ rõ mức độ quản lý của Chủ đầu tư với nhà thầu phụ và với việc giao nhận thầu lại.

Vấn đề được đặt ra ở đây là cần bổ sung các quy định trong quản lý để tạo ra cơ sở pháp lý cho việc điều tiết các mối quan hệ giữa Tổng thầu và Nhà thầu phụ để một mặt đảm bảo được quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà thầu, mặt khác bảo đảm cho việc thực hiện Hợp đồng EPC không bị ảnh hưởng bởi các biến động, thay đổi về nhà thầu phụ và hợp đồng giao thầu phụ.

Theo: KS. Nguyễn Anh Tuấn – Phó Viện trưởng Viện Kinh tế XD